Cornwall & The Counties Community Futures Development Corporation
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Communication d’entreprise et trucs de productivité

jeudi 13 août 2015


Étant donné le grand nombre d’articles et de livres sur le sujet, il peut sembler inutile que la SADC C&C ajoute sa voix au tintamarre sur la communication d’entreprise et la productivité.

La plupart des écrits cependant sont destinés à des gens bien établis qui dominent leur secteur ou s’en approchent. Quoique bien des personnes cherchent des conseils pour gravir les échelons et réussir en affaires, il faut reconnaitre que d’autres en sont à leurs premiers pas et cherchent à lancer une entreprise ou tout simplement à devenir plus efficaces au travail. Cet article s’adresse donc à eux.

Que ce soit pour une plus grande clarté, un objectif mieux défini, de meilleurs résultats ou des économies de temps, nous savons que les entreprises souhaitent établir des pratiques d’affaires simples qui rapportent gros.

Autrement dit, nous cherchons tous à mieux gérer notre temps. Et cela est encore plus vrai pour une nouvelle entreprise ou une entreprise en croissance. Puisque la Société d’aide au développement des collectivités Cornwall et les Comtés rencontre de nombreux gens d’affaires et suit leur évolution, nous avons observé que ceux qui anticipent les situations et adoptent les techniques ci-dessous semblent en général avantagés dans l’ensemble.

  1. Utiliser le téléphone
  2. Quoique cela peut sembler d’une autre époque, force est de constater que les interactions en face à face et au téléphone donnent souvent de meilleurs résultats, au moins en ce qui a trait à l’établissement (plutôt qu’au maintien) de relations. Une conversation ira plus rapidement au cœur du sujet, surtout s’il s’agit d’un sujet complexe. De plus, une conversation établit plus rapidement une certaine familiarité et relaie aux parties l’importance et la transparence de l’échange. Croyez-vous par exemple qu’une serre préférerait être avertie la veille d’une coupure d’alimentation de l’eau le lendemain matin par courriel à 19 h (qui pourrait ne pas être lu à temps) ou dans le cadre d’une conversation qui encourage l’échange? Le message peut ainsi être mieux géré, évitant les malentendus de ton que nous connaissons tous trop bien avec le courriel.

  3. Réfléchir tout haut plutôt que par écrit
  4. En affaires, nous sommes tous à un moment ou un autre coupable de ces longues missives qui viennent justifier et appuyer l’actuel message. À bien y réfléchir, le destinataire n’a pas à connaitre tous les méandres de votre pensée et pourrait être très frustré d’un tel message. Mieux vaut souvent s’en tenir à l’essentiel et faire le processus de réflexion en amont. Si votre pensée se précise lorsque vous écrivez, attendez avant de passer au courriel et revenez à votre message plus tard pour l’éditer lorsque vous aurez pris un peu de recul.

  5. Être clair
  6. Si votre message ou votre demande n’est pas précisé dans les quelques premières lignes de votre courriel, il y a fort à parier qu’il ne sera pas lu ou qu’il sera incompris. Un courriel qui n’appelle pas clairement à l’action sera souvent mis de côté pour un autre plus précis et immédiat. Il en va de même de la plupart des formes de communication.

  7. Sauvegarder et relire avant d’envoyer
  8. Peu importe l’effort consenti à la rédaction d’un courriel, cela ne veut pas dire qu’il doit être envoyé immédiatement. Prenez toujours le temps de le relire et même d’y réfléchir, la version électronique du Vingt fois sur le métier… Comme le disaient nos parents, comptez jusqu’à dix avant de faire ou de dire quelque chose que vous pourriez regretter et qui pourrait vous embarrasser. Le bouton Sauvegarder est l’équivalent de cette pause avant de réagir à un courriel ou une situation irritante. Pour reprendre le conseil nº 2 ci-dessous, revenez-y plus tard pour vous assurer que c’est bien là ce que vous voulez dire et la façon dont vous voulez l’énoncer.

  9. Limiter les émotions dans les communications d’entreprise
  10. De temps à autre un événement survient qui vient troubler la paix et l’harmonie et voit les rangs se diviser en camps bien distincts. Cela survient dans tous les types d’organisation et par différentes formes de communication, mais l’origine en est souvent un courriel mal interprété ou sous-évalué. Vous vous doutez que le risque de ne pas comprendre un message quelle que soit la forme d’échange croit de façon exponentielle lorsque les émotions s’en mêlent. Le sarcasme, l’humour, et le détachement ne fonctionnent tout simplement pas dans un courriel; vaut mieux s’en tenir aux faits et éviter le badinage.

  11. Organiser et diriger des réunions efficaces
  12. Ce n’est pas parce qu’une application logicielle prévoit des réunions à toutes les heures que toutes les réunions doivent prendre une heure (ou deux, ou trois). Réservez le temps requis et partagez cette limite de temps avec les participants. Au début de la réunion, on recommande de résumer le but de la réunion et les résultats attendus.

  13. Dresser une liste d’actions distinctes des notes de réunion
  14. Avez-vous déjà remarqué que les rappels et les suivis enterrés dans des notes de réunion sont souvent laissés de côté? Rien de plus évident : on peut difficilement les isoler de notes prises à la hâte. Quelques heures (ou jours) plus tard, ce qui semblait clair s’estompe. Lorsqu’une action émerge, elle devrait être consignée dans une section distincte, idéalement avec le nom du responsable et la date limite.

  15. Adopter une approche de conservation efficace
  16. Si ce n’est pas encore le cas, songez à instaurer un système de classement pour l’archivage des courriels et documents par client ou sujet, plutôt que par date… ou pis encore, pas du tout. Nous nous sommes tous fait prendre à un moment ou un autre à essayer de récupérer tant bien que mal une pépite d’information essentielle qui nous échappe.

Les entrepreneurs et les chefs d’affaires sont généralement des personnes qui débordent de créativité, d’inspiration et d’ingénuité. Ils se débrouillent moins bien cependant avec la gestion du temps et la routine. Si le talent ne s’apprend pas, la gestion du temps, si. Avec un peu d’organisation et de discipline, les gens d’affaires peuvent, grâce à ces quelques conseils et à d’autres glanés avec le temps, améliorer leurs résultats et leur vie. En y allant graduellement, ces techniques peuvent être utilisées et perfectionnées afin d’optimiser votre rendement. Et n’oubliez pas de toujours dire ce que vous pensez et de penser ce que vous dites!

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